Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
- Alle personen die namens Matoke Tours van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
- We voeren periodiek hacker en penetratie testen uit op onze systemen.
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
- Op onze webservers maken wij gebruik van een intruder defense system, firewall & SSL certificaten.
- Hardware dat toegang verschaft tot uw persoonsgegevens hebben een beveiligde toegang.
Verwerking van persoonsgegevens van Klanten of leveranciers
Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door Matoke Tours verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinde.
- Communicatie over de opdracht/aanvraag/offerte.
- Het uitvoeren en boeken van uw reis.
- Het in optie zetten van uw reis.
- Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.
- Het versturen van de opgevraagde informatie, denk bijvoorbeeld aan een brochure.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is de overeengekomen opdracht. Tevens kunnen we middels de opgeslagen gegevens met u communiceren over de aangevraagde reis-, offerte- of informatieaanvraag. En kunnen we u voorzien in de informatie waar u als klant om heeft gevraagd. Zo verstuurt Matoke Tours bijvoorbeeld brochures waarvoor NAW gegevens belangrijk zijn en kunnen wij pas een reis boeken of in optie zetten als we belangrijke NAW gegevens in ons bezit hebben.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Matoke Tours de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Voornaam
- Tussenvoegsel
- Achternaam
- (Zakelijk) Telefoonnummer
- (Zakelijk) E-mailadres
- Geslacht
- Postcode/Huisnummer
- Woonplaats
- Land
Uw persoonsgegevens worden door Matoke Tours opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees
Persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees worden door Matoke Tours verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is: de inschrijving formulier Nieuwsbrief
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Matoke Tours de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Voornaam
- Tussenvoegsel
- Achternaam
- E-mailadres
- Land
Uw persoonsgegevens worden door Matoke Tours opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de periode dat men aangemeld is. Na afmelding blijven uw persoonsgegevens wel bewaard in ons klantensysteem maar worden niet meer gebruikt voor uitingen van nieuws en andere informatieverstrekking. Indien u dit niet wenst, kunt u ons dit te kennen geven en wij verwijderen dan uw persoonsgegevens.
Verwerking van persoonsgegevens van prospects
Persoonsgegevens van prospects worden door Matoke Tours verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Informatieverstrekking in de vorm van offertevoorstellen of andere (reis)informatie die door de prospect is aangevraagd.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is de schriftelijke, digitale of mondelinge toestemming die prospect geeft in zijn of haar informatieaanvraag.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Matoke Tours de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Voornaam
- Tussenvoegsel
- Achternaam
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Postcode/Huisnummer
- Woonplaats
- Land
Uw persoonsgegevens worden door Matoke Tours opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode dat men gezien kan worden als prospect.
Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers
Persoonsgegevens van medewerkers worden door Matoke Tours verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Matoke Tours de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Voornaam
- Tussenvoegsel
- Achternaam
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Geboortedatum
- Salarisgegevens
- Kopie ID
- BSN-nummer
- Bankgegevens
Uw persoonsgegevens worden door Matoke Tours opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- Het beheer van persoonsgegevens in een backoffice applicatie.
- Het verzorgen van de (financiële) administratie.
- Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
- Het boeken van reizen en vliegtickets.
- Het beheer en opslag van digitale bestanden en emails
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Buiten de EU
Wij verstrekken ook persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Minderjarigen
Wij verwerken ook persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Dit doen we t.b.v. het uitvoeren van reizen, bijvoorbeeld het kopen van vliegtickets.
Bewaartermijn
Matoke Tours bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
